eBufete

Para hacer una elección tan trascendente como el sistema de gestión que vas a utilizar en tu bufete es imprescindible comparar los principales programas existentes en el mercado, entre los que podrían destacarse:

Dejando al margen el factor precio (en algunos casos absolutamente exorbitante) y las limitaciones de uso que presentan las versiones más económicas, lo cierto es que algunos de ellos tienen tras de si fuertes empresas de contenidos jurídico y están bastante consolidados, por lo que deberían ser alternativas a considerar con independencia de lo que pueda decirse aquí.

Debido a ello, creo que lo más neutral que puedo hacer, porque además no los he probado todos, es remitirme a la lectura de sus páginas web, para que cada uno pueda comprobar de primera mano que ofrecen. Y centrar esta "Comparativa" (que al final no lo va a ser tanto) en fijar los criterios que considero deberían tenerse en cuenta al elegir un programa de gestión, recalcando al hilo de ellos las peculiaridades de eBufete que hacen que sea la elección acertada:

1.- Considero fundamental que se trate de un programa desarrollado en exclusiva para la gestión de despachos de abogados y no la simple adaptación de un programa de gestión genérico que vale tanto para una pajarería como para una inmobiliaria o un dentista. Pues al final lo que va a determinar que solucione las necesidades de un despacho es un profundo conocimiento del trabajo que se desarrolla en ellos y sinceramente creo que ese conocimiento no va a proceder nunca del análisis de necesidades de un informático, por muy detallado que le sea éste, sino de haber afrontado esa labor día tras día y personalmente.

En relación a esta cuestión, eBufete tiene una enorme ventaja, pues ha nacido y crecido dentro de un despacho de abogados en ejercicio. Y a lo largo de sus 25 años de uso se ha ido diseñado a medida, para que ofrezca el mayor grado de automatización posible y la máxima facilidad de uso. De tal forma que permitiera a los abogados concentrarse en la parte estrictamente jurídica de su trabajo.

2.- Considero también fundamental saber cómo y dónde van a estar los datos de tu despacho, pues obviamente no será lo mismo tenerlos en un formato absolutamente críptico y alojados en un servidor de internet ajeno (la nube, como gusta decir ahora) que tenerlos en tablas relacionales de Microsoft Access, perfectamente indexadas, jerarquizadas y accesibles, que además se alojan en tu propio sistema informático.

No seré yo quien ponga en duda las ventajas que puede ofrecer el almacenamiento en "la nube". De hecho, lo utilizo de forma muy satisfactoria para guardar las fotos familiares. Pero lo que sí que puedo decir sin miedo a equivocarme es que, si no me importara tener mi despacho en las nubes, no perdería el tiempo en instalar y probar eBufete. Porque frente a esa supuesta facilidad de acceso de "la nube", eBufete parte de un enfoque y tiene un propósito completamente distinto: que seas el dueño efectivo de tus datos y no estes atado a una "solución informática" de un tercero. Algo que desde luego no supondrá que no puedas tener los datos a tu disposición desde cualquier ordenador conectado a Internet, porque no hay que subirse a ninguna nube ajena para usar datos compartidos. 

Al final y por mucho que nos llamen la atención los términos informáticos de moda, la seguridad y la inmediatez de acceso a los datos deben ser los criterios fundamentales que nos ayuden a decidir a este respecto. Y yo personalmente creo que una cosa es poner en internet las fotos de las vacaciones y otra muy distinta tener todos los datos de nuestros clientes en macro servidores comunes a muy diferentes bufetes y expuestos a posibles vulneraciones masivas.

3.- Es importante valorar el grado de dificultad que presenta el interfaz del programa, pues obviamente no es lo mismo trabajar con un sistema que ya se conoce a la perfección, como puede ser la suite Office de Microsoft, que tener que adaptarse al uso de un entorno de trabajo completamente nuevo, con editores de textos, agendas y gestores de correo internos de los programas que nos resultarán en su mayoría desconocidos.

En este sentido, eBufete cuenta también con una enorme ventaja competitiva, pues al haber sido íntegramente desarrollado con Microsoft Office el usuario no tendrá que adaptarse a un nuevo método de trabajo, ya que tendrá sus datos en archivos estándar de Microsoft Access y seguirá haciendo todas sus tareas con los mismos programas que las has hecho siempre: Microsoft Word, Outlook y Excel.

4.- Es igualmente importante analizar el modo de trabajo que cada programa sigue en su conjunto, pues lo cierto es que la mayoría de los sistemas existentes se centran en la presentación de largas tablas de datos. Y éstas podrán ser muy prácticas en ciertos ámbitos, pero para un abogado son en la mayoría de las ocasiones bastante prescindibles. 

No pretendo desmerecer otros enfoques de desarrollo, pues cada programador tiene sus costumbres y cada usuario sus necesidades, pero en mi trabajo como abogado no necesito prácticamente para nada una interminable tabla con todos los clientes o asuntos de mi despacho o al menos no necesito tenerla siempre en pantalla. 

Frente a esa forma de trabajo, que sinceramente no termino de entender, eBufete se concentra en anticiparse en todo momento a la dinámica de tu trabajo y en que tengas presentes en pantalla los datos que puedes necesitar, ni más ni menos. Y lo hace utilizando para ello ventanas independientes (formularios de un sólo registro) que en la mayoría de los casos aparecerán automáticamente y entre las que podrás moverte de forma absolutamente intuitiva. 

Si necesitas acceder a una larga lista de clientes, asuntos o procedimientos filtrados por determinada característica, con eBufete podrás obtenerlas de forma prácticamente inmediata, pero en el día a día de un despacho no hay tablas con múltiples registros. Hay un cliente concreto con el que estamos trabajando, un asunto determinado que tenemos sobre la mesa, un documento que se ha recibido o un procedimiento judicial en el que se han producido o vamos a producir novedades. Y eBufete se centra precisamente en automatizar esos flujos de trabajo de tal manera que Microsoft Office los realice de la forma más rápida, intuitiva y eficiente.

5.- Finalmente, debe considerarse el soporte ofrecido al cliente, punto en el que lógicamente eBufete no será el mejor parado, pues es producto del trabajo de una sola persona (que además está ejerciendo como abogado) y de momento el soporte se ofrece únicamente a través de esta página web y de su foro. Pero lo cierto es que, salvo la instalación inicial, que, si puede presentar ciertas complicaciones derivadas de su dependencia de Microsoft Office, en general el uso del Sistema de Gestión es tan sencillo e intuitivo que prácticamente no se necesitará ayuda alguna para desenvolverse en él con absoluta naturalidad.

Espero que estas consideraciones puedan ayudarte a decidir y que, si al final tu elección es eBufete, sea para ti tan práctico como ha sido durante años en mi despacho.

José Francisco Ruiz.
Abogado.

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eBufete, Sistema de Gestión Integral para Despachos de Abogados